Come scrivere un Comunicato Stampa efficace?

Hai delle notizie importanti  della tua azienda, da condividere pubblicamente? Allora potrebbe servirti un comunicato stampa. Se non sai da dove iniziare vediamo come farlo insieme attraverso una guida passo-passo. Cominciamo?

Premessa

Ti dico subito che se vuoi scrivere un comunicato stampa bello ed efficace  il modo migliore per farlo è quello di assumere un professionista o di ingaggiare un’agenzia di PR.

Scrivere e distribuire un comunicato stampa è un’attività complessa che richiede una certa esperienza e una serie di relazioni pre-esistenti, ma capisco che non sempre siamo nella condizione di poter affrontare questa spesa. 

Capita che i bugdet per marketing e comunicazione vengano tagliati (che siano spesso “perennemente “rolling”). Ma capita anche che il budget a volte non ci sia proprio perché magari siamo in una startup appena costituita e i capitali devono essere impiegati per forza di cose in altro.

In questi casi diventa fondamentale un po’... l’arte di sapersi arrangiare!

Innanzitutto: cos'è un comunicato stampa?

Un comunicato stampa, anche conosciuto come news release o press release, è un documento ufficiale che un'organizzazione inoltra ai media e al pubblico per condividere una notizia rilevante. 

Un comunicato stampa può quindi essere una dichiarazione scritta o registrata che fornisce informazioni su un nuovo prodotto o servizio, un evento, una partnership, una promozione o qualsiasi altra notizia che l'azienda abbia il desiderio di comunicare all’esterno.

Ovviamente, un comunicato stampa ben scritto può aiutare a ottenere copertura mediatica gratuita, a generare interesse intorno al nostro brand e a contribuire alla costruzione della nostra autorevolezza nel settore. 

Però, è importante scrivere un comunicato stampa che sia interessante, chiaro e facilmente comprensibile - nonchè utilizzabile con gran facilità dai giornalisti e dai nostri interlocutori.

Ma come scrivere un comunicato stampa efficace?

Vediamo come scriverlo insieme, ma richiede una pianificazione accurata e una struttura ben definita. 

Ecco una guida passo passo su come scrivere un comunicato stampa che attiri l'attenzione. Adiamo per punti:

1. Identifica l'obiettivo del tuo comunicato stampa

Prima di iniziare a scrivere il tuo comunicato stampa, è importante avere chiaro l'obiettivo della tua comunicazione. Chiediti: qual è la principale notizia o informazione che desideri condividere? Qual è il messaggio chiave che vuoi trasmettere? Cosa vuoi ottenere inoltrando questo comunicato?

Identificare l'obiettivo ti aiuterà a mantenere focus e coerenza durante la scrittura.

2. Come scegliere un titolo coinvolgente per il comunicato stampa?

Il titolo del tuo comunicato stampa è la prima cosa che i giornalisti vedranno, quindi è importante renderlo coinvolgente e interessante sin dalla primissima riga che leggeranno, cioè  il titolo in grassetto, bello evidente.

Utilizza un linguaggio chiaro e diretto e includi le informazioni più importanti nella tua frase di apertura o se hai bisogno di più spazio usa un sottotitolo. 

Il titolo dovrebbe catturare l'attenzione del lettore e fornire una panoramica della notizia che stai condividendo.

3. Scrivi un paragrafo di introduzione coinvolgente

Il primo paragrafo del tuo comunicato stampa, è fondamentale per catturare l'attenzione del giornalista. Utilizza questo paragrafo per rispondere alle domande fondamentali: chi, cosa, quando, dove e perché. 

Fornisci un contesto chiaro e conciso sulla notizia che stai condividendo e cerca di coinvolgere immediatamente il lettore. I giornalisti ricevono decine di comunicati ogni giorno, dobbiamo fornir loro un buon motivo affinché sia conveniente per loro dedicare il loro tempo al nostro comunicato e non a quello di qualcun altro.

4. Sviluppa il tuo comunicato stampa con dettagli e citazioni

Dopo il paragrafo di introduzione, sviluppa ulteriormente il tuo comunicato stampa fornendo dettagli aggiuntivi e citazioni pertinenti da parte di qualche figura di spicco dell’azienda, come dirigenti aziendali o esperti del settore. In modo da fornire qualche contributo autorevole alla notizia. 

Descrivi la notizia nel dettaglio, spiega il suo significato e l'importanza che potrebbe avere la notizia per il pubblico di quella testata. Nel comunicato stampa questo deve essere evidente, perché non è assolutamente detto che il giornalista abbia voglia o tempo per interrogarsi e capirlo in autonomia. Dobbiamo aiutarlo noi. Ti chiedi se dobbiamo dargli la pappa già pronta? La risposta è sì.

5. Utilizza una struttura chiara e organizzata

Mantieni il tuo comunicato stampa organizzato utilizzando una struttura chiara e ben definita. Utilizza paragrafi brevi e separa le sezioni chiave con titoli, sottotitoli e spazi. Questo renderà il tuo comunicato stampa facile da leggere e comprensibile ai giornalisti che decideranno di scorrerlo velocemente. Inoltre, utilizza elenchi puntati o numerati per evidenziare i punti chiave e rendere tutto il testo scorrevole.

Te lo dico perché la formattazione e la presentazione del tuo comunicato stampa sono importanti per renderlo professionale e facile da leggere. Utilizza un font chiaro e leggibile. Non ti dico di usare Verdana o Arial, ma deve essere leggibile.

Infine assicurati che il testo sia ben spaziato. Utilizza titoli e sottotitoli in grassetto per separare le sezioni chiave e aiutati con elenchi puntati o numerati qualora fosse possibile.

6. Includi un link a una cartella con le foto

Includi un link a una cartella con tutte le foto che potrebbero essere utili al giornale. Le foto del prodotto, i primi piani di chi parla e viene citato nel comunicato stampa, le foto dell’azienda e ogni tipo di immagine o video che ritieni possa essere utile a chi decide di pubblicare l’articolo.

Tutte immagini ad alta definizione vanno condivise con ordine, con nomi facilmente comprensibili e file scaricabili con un click da un dropbox o simile. Il giornalista non deve perdere tempo.

7. Includi dettagli di contatto e informazioni sull'azienda

Assicurati di includere i contatti in modo ben visibile nel tuo comunicato stampa, in modo che i giornalisti possano chiamarti facilmente per ulteriori informazioni o interviste. Fornisci un numero di telefono e un indirizzo e-mail valido e assicurati che siano facilmente visibili nella parte superiore o inferiore del tuo comunicato stampa. 

Inoltre, includi una breve descrizione dell'azienda o dell'organizzazione alla fine del comunicato stampa, se pensi che il giornalista vada sul tuo sito, se lo studi e riassuma lui la pagina chi siamo, non hai proprio idea con chi hai a che fare.

8. Revisione e modifica

Prima di inviare il tuo comunicato stampa, assicurati di rivederlo attentamente per correggere eventuali errori grammaticali o di battitura. Io lo faccio sempre rileggere anche a qualcun altro… perché a volte non riesco a vedere i miei errori rileggendolo da solo.

Se non hai proprio nessuno, aspetta un po’ di tempo e leggi il tuo comunicato stampa ad alta voce per assicurarti che il testo sia scorrevole e coerente. 

9. Distribuzione del comunicato stampa

Una volta che hai finalizzato il tuo comunicato stampa, è tempo di distribuirlo ai giornalisti e ai media pertinenti. Puoi inviare il tuo comunicato stampa via e-mail a giornalisti specifici o utilizzare servizi di distribuzione online che raggiungono un'ampia gamma di media. 

In questo caso, assicurati di seguire le linee guida e le procedure di distribuzione dei comunicati stampa dei media a cui ti stai rivolgendo. 

Certo, è sempre meglio costruire per tempo un rapporto di fiducia con i giornalisti, ma se sei al primo comunicato cerca almeno di selezionare giornalisti e contatti che abbiano già scritto in passato dei temi inerenti al tuo comunicato stampa. Non prendere nomi di giornalisti a caso per poi inoltrargli il tuo comunicato come una email di spam. Anche questo non servirebbe a nulla.

Ricordati di inoltrare il CS sempre anche in Word. Certo, se vuoi puoi inviarlo in formato pdf, ma se il tuo comunicato fa breccia, il giornalista non vorrà mai perdere tempo a ricopiare a mano le informazioni che gli servono. I giornalisti vanno di fretta e se li aiuti, aumenti le possibilità che il comunicato venga pubblicato.

10. Promozione del comunicato stampa

Una volta che il tuo comunicato stampa è stato pubblicato dai media, è importante promuoverlo per massimizzare la sua visibilità. Condividi gli articoli usciti sulla stampa sui tuoi canali di social media, come Facebook, Twitter e LinkedIn. Ti hanno accontentato, fai capir loro che apprezzi il loro lavoro.

Conclusioni

Scrivere un comunicato stampa efficace può aiutarti a condividere le tue notizie con il pubblico e a ottenere copertura mediatica. Seguendo i passaggi e i consigli descritti in questo articolo, sarai in grado di scrivere un comunicato stampa efficace e ben strutturato.